Dokumentai be rankinio kopijavimo: automatinis „Word“ ir PDF ruošimas

Komerciniai pasiūlymai, sutartys, aktai ir suvestinės dažnai skiriasi tik keliais laukais. Vietoje nuolatinio kopijavimo galima naudoti vieną patvirtintą šabloną ir duomenis įkelti automatiškai.

Ką galima generuoti

• Komercinius pasiūlymus pagal pasirinktą paslaugų paketą.
• Sutartis ir priedus iš patvirtintų sąlygų.
• Ataskaitas su lentelėmis, skaičiais ir trumpomis išvadomis.
• Perdavimo aktus, pažymas ar kitus vienodos struktūros dokumentus.
• Vienodus dokumentų rinkinius keliems klientams ar projektams.

Iš kur paimami duomenys

Šaltinis gali būti „Excel“ lentelė, forma, CRM sistema arba aiškiai paruoštas įrašas. Kiekvienas šablono laukas susiejamas su konkrečia reikšme, todėl sistema žino, kur įrašyti pavadinimą, datą, kainą ar kitą informaciją.

Kaip išvengti brangių klaidų

Naudojami tik patvirtinti šablonai, privalomi laukai tikrinami, o trūkstami duomenys pažymimi. Teisinius ar finansinius dokumentus prieš siunčiant turi patvirtinti žmogus. Automatizacija ruošia dokumentą, bet nepriima sprendimo ten, kur būtina atsakomybė.

Kada tai apsimoka

Jeigu tą patį dokumentą pildote kelis kartus per savaitę, nuolat ieškote naujausio šablono arba taisote kopijavimo klaidas, procesą verta įvertinti. Didžiausia nauda dažnai yra ne tik greitis, bet ir vienoda dokumentų kokybė.