Kokį pasikartojantį darbą automatizuoti pirmiausia?

Geriausia automatizacija nėra pati sudėtingiausia. Ji tyliai nuima nuo jūsų vieną nuobodų darbą, kuris kartojasi beveik vienodai ir be reikalo ryja laiką.

Ieškokite pasikartojimo, o ne madingo įrankio

Pirmiausia surašykite darbus, kuriuos atliekate kasdien arba kas savaitę: kopijuojate duomenis į lentelę, ruošiate vienodus pasiūlymus, tikrinate laiškus, siunčiate priminimus ar kuriate ataskaitas. Automatizavimas prasideda nuo darbo eigos, ne nuo programos pavadinimo.

Geras pirmas kandidatas turi keturis požymius

• Darbas kartojasi dažnai ir beveik ta pačia tvarka.
• Sprendimai remiasi aiškiomis taisyklėmis arba turimais duomenimis.
• Rezultatą lengva patikrinti, o klaidas — greitai pastebėti.
• Sutaupytas laikas būtų juntamas jau šią savaitę.

Nuo ko geriau nepradėti

Pirmai automatizacijai netinka chaotiškas procesas, kurio kiekvienas atvejis visiškai kitoks. Taip pat neverta iškart jungti dešimties sistemų. Pirmiau sutvarkykite vieną aiškią grandinę: įvestis, veiksmai, patikra ir galutinis rezultatas.

Paprastas pavyzdys

Jeigu kiekvieną penktadienį iš kelių failų surenkate pardavimus, suvedate juos į „Excel“, paskaičiuojate rezultatus ir išsiunčiate santrauką, tai yra stiprus kandidatas. Sistema gali surinkti duomenis, sutvarkyti lentelę, pažymėti neatitikimus ir paruošti laiško juodraštį. Žmogui lieka patikrinti bei patvirtinti.

Saugus diegimo būdas

1. Užrašykite dabartinius žingsnius.
2. Susitarkite, kokio rezultato tikitės.
3. Paleiskite bandomąją versiją su kopijomis, ne vieninteliais originalais.
4. Palyginkite rezultatą su rankiniu darbu.
5. Tik tada leiskite procesui veikti nuolat.